Riunioni? Lunghe, costose, inutili e noiose.
Alle aziende fanno perdere soldi e ai dipendenti tempo e lo Smart working ha peggiorato il quadro
<Le riunioni sono indispensabili quando non si ha voglia di far nulla >
Ha detto l’economista John kenneth Galbraith.
E, in effetti, non godono di buona fama.
Si calcola che durante le riunioni il 90% dei partecipanti pensi (anche ) ad altro e il 75% faccia ( anche) altro.
Il 50% delle persone le trova improduttive e il 25% delle riunioni riguarda questioni irrilevanti.
Da un’indagine della Harvard Business Review ( https://hbr.org) effettuata nel 2017 su quasi 200 manager è emerso che: il 65% ritiene che le riunioni impediscano di terminare il lavoro e il 71% che siano improduttive e inefficienti.
Non solo, il tempo che i dirigenti passano in riunione è in media di 23 ore a settimana ( negli anni 60’ erano 10) .
E tutto questo prima del Covid.
Ora il numero di riunioni, sebbene a distanza o in una modalità blended, cioè un po’ in presenza è un po’ da remoto, è ulteriormente cresciuto.
Con la conseguenza che molti meeting sono inutili e, addirittura, contoproducenti : fanno perdere tempo ai partecipanti e denaro alle aziende.
Uno studio della scuola di management di Anversa ha calcolato che in Belgio ogni azienda perde 2.500€ all’anno a dipendente a causa di riunioni inutili.
E allora ?
La soluzione non è non fare più riunioni. Ma fare solo quelle necessarie. E farle bene.
Errori da evitare:
Le riunioni non servono a chiarire le idee.
C’è un problema,un dubbio,una questione da chiarire? Si fa una riunione !
Sbagliato: le riunioni non aiutano a chiarirsi le idee.
Viceversa per fare una riunione, le idee chiare sono fondamentali.
Ma quali i principali errori ?
1 Molto spesso, non si ha un obiettivo.
È fondamentale chiedersi: che cosa voglio portare a casa ?
2 Non si ha un metodo di lavoro.
Inizia là riunione e le persone prendono la parola,senza un ordine ne’ una progettualità.
3 Non viene decisa la durata delle riunione
Spiega Tiziano Capelli,consulente e coautore con la partner,nella vita e nel lavoro, Marina Capizzi del libro.
Non morire di riunioni.
I tempi vanno stabiliti prima. E allora, quali sono le regole per una riunione perfetta ?
Basta con i sequestri di persona !
Alle riunioni bisogna invitte solo chi può dare un contributo.
Poi occorre dare dei tempi e rispettarli.
Una breve riunione informativa ,penso a un passaggio di consegne in occasione di un cambio turno,può durare anche solo 10 minuti.
E può essere svolta anche in piedi,bevendo un caffè.
Per problematiche più complesse,suggeriamo 25 minuti,55 o al massimo 85 minuti.
Oltre,l’attenzione viene meno.
Scegliere i 25 minuti anziché la mezz’ora e’ strategico dal punto di vista pisicologico e pratico.
Se si dice mezz’ora,più facilmente si può sforare,spiega Marina Capizzi.
Occhio al Metodo:
Nel loro libro,Capizzi e Capelli propongono il metodo MeetingCircle,basato sui loro studi che hanno spaziato fino all’età neuroscienze.
La loro teoria e’ che si può fare bene dell’azienda e al contempo quello dei dipendenti.
E che non basta cambiare,bisogna evolversi (da qui il nome della loro azienda: https://primate.consulting).
Le regole:
1 Uno smart meeting deve avere uno scopo, che sia esplicitato.
Uno solo ,altrimenti c’è un lato rischio di non concludere niente.
L’obiettivo può essere: informare,risolvere,decidere,pianificare,allineare.
2 I tempi sono definiti,dichiarati prima e vanno rispettati.
3 Le riunioni hanno un costo ( certo) è un valore ( eventuale ).
Bisogna adoperarsi perché il secondo sia sempre maggiore del primo.
4 Tutti i partecipanti sono responsabili.
Ci sono 3 ruoli:
L?organizzatore,il facilitatore( chi si adopera perché il meeting riesca al meglio,può essere lo stesso organizzatore)e i partecipanti.
Tutti devono impegnarsi per “portare a casa”l’obiettivo della riunione.
5 ogni meeting va valutato.
7 Domande da porsi per gestire il meeting al meglio:
1. L’obiettivo è chiaro ?
2. Il meeting serve davvero ?
3.Chi invito ?solo chi può contribuire all’obiettivo
4. Quanto costa questo meeting?
Il conto è presto fatto: quanto costano all’ora le persone coinvolte? Moltiplica ,somma e il gioco è fatto.
5. Serve del materiale ? Seleziona,sii semplice,usa la creatività.
6. Di quale setting c’è bisogno ?
7. Hai coinvolto i partecipanti nel modo giusto ? La convocazione a un meeting non è un semplice invito:è una chiamata per far accadere qualcosa.
